一、学院名义发的公文、函件(办公室存有领导签字原稿及一份正文)
部门拟稿核稿→部门负责人签字→分管领导签字→院长或院长委托人签字→办公室编号打印→用印→登记本上登记签字
二、介绍信(办公室存部门出具的证明及介绍信存根)
职工所在部门出具证明,部门盖章→学院办公室审核→开介绍信→办公室用印→登记本上登记签字
三、各类报表(办公室存一份有领导签字报表)
1.例行报表→部门负责人签字→分管领导签字→院长或院长委托人签字→办公室用印→登记本上登记签字
2.其它报表→部门负责人签字→有关部门会签→分管领导签字→院长或院长委托人签字→办公室用印→登记本上登记签字
3.年终财务报表、综合报表→部门负责人签字→分管领导签字→院长签字→办公室用印→登记本上登记签字
四、各类证件、帐号、奖状
1.退休证→填用印申请表→离退休处发证,负责人签字→办公室用印
2.聘书→填用印申请表→部门或系部负责人签字→分管领导签字→院长或院长委托人签字→办公室用印
3.学生证→填用印申请表→学生处签章→分管领导签字→办公室用印
4.短期培训合格证→填用印申请表→成教培训处或系部负责人签字→分管领导签字→办公室用印
5.毕业证、结业证→填用印申请表→教务处审核、负责人签字、教务处盖章→分管领导审核签字→办公室用印
6.补、换发毕业证、毕业证明书→登报作废→学生持身份证到档案室查阅,盖章→教务处学籍科办理、填用印申请表→教务处负责人签章→分管领导签字→办公室用印
7.建立帐号→填用印申请表→本部门领导签字→计财处及国资处会签→分管财务、国资院领导签字→办公室用印
8.申办营业执照、交费许可证、税务登记证、法人证、机构代码证、培训机构等(含年审)→填用印申请表→主管职能部门负责人签字→分管领导签字→院长或院长委托人签字→办公室用印
9.各类院级奖状、奖励和荣誉证书等→填用印申请表→发奖部门负责人签字→分管领导签字→办公室用印
五、各类证明
1.身份证明(办公室留存部门给职工出具的证明)
职工所在部门出具证明,部门盖章→学院办公室审核→开身份证明→办公室用印→登记本上登记签字
学生所在系部开据学生证明,系负责人签字盖章→办公室用印→登记本上登记签字
2.开发票证明(办公室留存一份领导签字证明)
部门出具证明→部门负责人审核签字、部门盖章→办公室用印→登记本上登记签字
3.收入证明(办公室留存一份领导签字证明)
人事处出具证明→负责人签字、部门盖章→办公室用印→登记本上登记签字
4.公积金支取
职工到学院计财处领取公积金支取凭证(三联)→计财处负责人签字、计财处盖章→办公室用印→登记本上登记签字
5.房屋出售(合校前职工宿舍)等对外证明资料(办公室留存一份领导签字证明)
后勤处登记、审核、出据相关证明→后勤处负责人签字、后勤处盖章→分管领导签字→院长或被授权人审核同意→办公室用印→登记本上登记签字
6.病逝、去世、意外死亡及抚恤金等对外证明资料(办公室留存一份领导签字证明)
离退休人员由学院离退休处、在职职工由人事处登记审核,部门负责人签字、部门盖章→分管领导签字→办公室用印→登记本上登记签字
7.财产过继等对外证明资料(办公室留存一份领导签字证明)
离退休人员由离退休处、在职职工由所在部门审核,负责人签字,部门印章→人事归口所在部门的分管领导签字→办公室用印→登记本上登记签字
8.出国证明等对外资料(办公室留存一份领导签字证明)
公派由外事办负责人签章→分管外事领导签字→办公室用印→登记本上登记签字
自费由保卫处负责人签章→分管保卫领导签字→办公室用印→登记本上登记签字
9.学籍证明、在校就读证明、学历证明、毕业证明
学籍证明、在校就读证明→在校学生持学生证、交费证明到教务处核实,教务处开据证明,负责人签字盖章→办公室用印→登记本上登记签字
学历证明、毕业证明→已毕业结业学生持身份证到学院档案室查阅,开出查阅结果通知单→教务处开具证明,教务处负责人签字,教务处盖章→分管领导审核签字→办公室用印→登记本上登记签字
10.参军、应征士官、政治审查等证明资料
学生所在系政审、评语,支部书记签字,系支部盖章→学院武装部审核,负责人签字、盖章→办公室用印→登记本上登记签字
11.应征公招、应聘单位、在校表现等证明资料
学生所在系部评语,系部负责人签字,系部盖章→办公室用印→登记本上登记签字
12. 学生交费证明、保险报帐等对外证明资料
学生本人或所在系持相关资料→计财处办理,开据证明,负责人签字盖章→办公室用印→登记本上登记签字
13.学生个人助学金贷款、地方奖学金、地方补助等对外资料
学生处审核,学生处负责人签字盖章→分管领导审核签字→办公室用印→登记本上登记签字
14.学生转学等对外资料
学生持相关资料→相关部门(系部、教务处、招生办等)负责人审核签字,部门盖章→分管领导审核签字→办公室用印→登记本上登记签字
六、协议、合同、约定、委托书等(办公室留存流程表和一份正文)
1.部门填写《雅职院合同、协议、约定签订前内部审定流程表》→部门负责人签字→分管领导签字→院长或院长授权委托人签字→办公室用印→登记本上登记签字
2.二级法人单位不得以学校名义签订合同,不盖院印
七、边境通行手续
填用印申请表→本部门领导签章→保卫处审核→分管保卫领导签字→办公室用印
八、登广告、启事等
填用印申请表→本部门领导签章→分管领导签字→院长或院长委托人签字→办公室用印
九、机动车辆年审、保险、出入户等
填用印申请表→部门领导签字→分管领导签字→院长或院长委托人签字→办公室用印
十、毕业生毕业档案、派遣
1.应届毕业生毕业鉴定登记表→填用印申请表→学生处负责人签字→办公室用印→登记本上登记签字
2.已毕业学生→补办学生档案→学生持身份证到学院档案室查阅,档案室开出查阅结果单→学生处补办学生档案→填用印申请表→学生处负责人签字→办公室用印→登记本上登记签字
3.毕业生派遣单→填用印申请表→招生就业处审核办理,负责人签字盖章→学院办公室盖章→登记本上登记签字
十一、科研项目、成果、专利、鉴定证书等各类总结性对外资料(办公室留存一份有领导签字资料)
科研负责人签字,部门盖章→分管领导审核签字→院长或院长委托人签字→学院办公室盖章→登记本上登记签字
十二、各类招投标书,各类文书申报、申请(推荐培训进修、医药报销,住院转院、生育险、医保、特殊门诊、工伤险、计划生育、用电用水用工等),请柬、邀请函等等
填用印申请表→职能部门领导签字→分管领导签字→办公室用印
十三、各类总结、中标书,基建、采购、维修等重要对外资料(办公室留存一份有领导签字资料)
职能部门领导签字→分管领导签字→院长或院长委托人签字→办公室用印→登记本上登记盖章事由、签字