第一条 为进一步规范学院公文处理工作，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）、《教育部公文处理规定》（教办〔2013〕7号）和《党政机关公文格式》，结合学院实际，制定本办法。

第二条 本规定适用于学院党委、行政及学院各党总支（直属党支部）、部门、二级学院（部）（以下简称“二级单位”）公文处理工作。

第三条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列工作。公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第四条 党委办公室、学院办公室（以下简称“党政办公室”）是公文处理的管理部门，主管学院公文处理工作，并对各二级单位公文处理工作进行业务指导和督查督办。学院各二级单位应重视公文处理工作，条件允许的应由专人或相对固定的人员负责本单位的公文处理工作。

第五条 除涉密文件外，学院的公文处理原则上通过OA办公系统进行。

第二章 行 文

第六条 学院常用的公文种类主要有十种：

（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。适用于对重要事项做出决策和部署、奖惩有关集体和人员、变更或者撤销不适当的决定等事项。

（三）意见。适用于对重要问题提出指导和解决办法的事项。

（四）通知。适用于发布、传达要求相关单位办理、周知或者执行的事项，以及批转或转发公文事项。

（五）通报。适用于传达重要精神、告知重要情况、表彰先进、批评错误等事项。

（六）报告。适用于向上级机关单位汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问等事项。

（七）请示。适用于向上级机关单位请求指示或批准事项。

（八）批复。适用于答复相关二级单位的请示事项。

（九）函。适用于不相隶属关系机构之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十）纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章公文格式

第七条 学院各类公文格式均按照《党政机关公文格式》（中华人民共和国国家标准GB/T 9704―2012）执行。

党政办公室可结合学院实际，参照《党政机关公文格式

（GB/T9704—2012）》，制定《雅安职业技术学院公文格式》，主要在学院内部使用。

第四章行文规则

第八条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和操作性。

要严格控制公文数量。凡属以下情况的，不再制发公文：国家法律法规和党内法规已作出明确规定的；现行公文仍然适用的；就某项工作已作出安排部署、有关部门已明确任务的；对工作表态、没有实质性内容、可发可不发的；某项工作的政策已经明确，执行过程中出现了新情况、新问题但没有新的措施或者办法，只作一般性号召或者重申已有规定、要求的；使用电话、传真、邮件、OA协同等其他手段可办理的。

第九条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。党务和政务工作应当分别行文。

第十条 根据发文单位与收文单位之间的行文关系，学院公文分为上行文、下行文和平行文。行文应当遵照以下规定：

（一）上行文。向上级单位的行文（学院内指各二级单位向学院党委、行政报送的正式公文），一般用请示、报告等文种。

1.原则上主送一个上级单位，根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位，不抄送下级单位。

2.请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。请示事项涉及其他单位业务范围时，应当经过协商并取得一致意见后上报；经过协商未能取得一致意见时，应当在请示中写明。

3.除上级机关单位负责人直接交办事项外，不以单位党组织或行政等法定主体名义向上级机关单位负责人报送公文，不以单位党组织或行政负责人名义向上级机关单位报送公文。

（二）下行文。学院党委或行政，向各二级单位的行文，一般用通知、通报、意见、决定、批复等文种。

1.主送受理二级单位，根据需要抄送相关二级单位。

2.学院职能部门在其职权范围内就一些具体业务工作可以向院内其他单位行文。

3.涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，学院党委、行政或党政办公室应当责令其纠正或者撤销。

（三）平行文。同级或者不相隶属的单位之间行文，一般用函等文种。

（四）同级单位之间在必要时可以联合行文。

第十一条 学院各二级单位，除党政办公室外，各部门一律不得对外行文。

第五章公文拟制

第十二条 学院公文拟制包括公文的起草、审核、签发、印制等程序。

第十三条 学院公文起草应当做到：

（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。

（四）文种正确，格式规范。

（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（六）公文涉及其他单位职权范围内的事项，起草单位必须征求相关单位意见，力求达成一致。

（七）单位负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

第十四条 学院党委或行政公文，在送院领导签发前，由党政办公室进行审核；各二级单位公文，由本单位负责人审核。审核的重点是：

（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策及上级单位的指示精神，是否完整准确体现发文单位意图，是否同现行有关公文相衔接，所提政策措施和办法是否切实可行。

（三）涉及有关单位职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见，应当会签的公文是否已经会签。

（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范；涉密文件、内部文件的密级、印发传达范围是否准确。

（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。

第十五条 经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，则应与原起草单位协商或请其修改。

第十六条 严格实行公文分级分工审核制度。各二级单位报请审批的公文，原则上由二级单位主要负责人填写意见并签名，经党政办公室负责人审核后送院领导审批签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署单位的负责人会签。

（一）凡属“三重一大”事项，以及经学院党委会、院长办公会审议通过的重大事项，经学院分管领导审核同意后，由党委书记或者院长签发。

（二）以中共雅安职业技术学院委员会或者雅安职业技术学院名义及文号印发的上行文中，请示、报告重大事项的，经学院分管领导审核同意后，由党委书记或者院长签发。

（三）以中共雅安职业技术学院委员会或者雅安职业技术学院名义及文号印发的平行文、下行文，一般由学院分管领导签发。其中，面向全院的公文，经学院分管领导审核同意后，由党委书记或者院长签发。

（四）以中共雅安职业技术学院委员会或者雅安职业技术学院名义，不使用文号的函件，由学院分管领导审签。

（五）以学院党政办公室名义印发的公文，由起草单位主要负责人签署意见并提交，经党政办公室及学院事务分管领导审核同意后送学院分管党政办公室领导签发。

第十七条 各二级单位文件，经单位主要负责人核稿后，由学院分管领导签发。

第十八条 签发后的公文在印发前须经拟文单位复核。经复核需对公文进行实质性修改的，应当按程序复审。起草单位应当对复核后的公文进行核对，确认无误后送印。起草单位不得擅自修改复核后的公文，如有疑义及时报党政办公室复审。

第十九条 公文印制必须确保质量和时效并厉行勤俭节约。

（一）公文印发公开属性为主动公开的，原则上以电子公文方式向其他单位发送。以电子公文方式发送的公文，除印制少量存档外，不再印发纸质公文。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

（二）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

第二十条 涉密公文应当通过机要交通、密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输，一般使用纸质文件传输。

第六章 收文办理

第二十一条 收文办理是指党政办公室对收到公文的统筹办理过程。收文办理主要程序是：

（一）签收。签收公文时应当逐件清点，如发现问题，应当及时向发文单位查询，并采取相应的处理措施

（二）登记。收到公文后要将公文标题、密级、发文单位、发文字号、签收日期等情况在专用的登记本上登记清楚，并在公文前附上“雅安职业技术学院文件处理笺”，送党政办公室负责人阅处。各二级单位应注意查阅OA办公系统上公文并及时下载，进行收文处理。

（三）初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由学院办理。对不属于学院办理或不符合公文处理要求的公文，经党政办公室主任批准后，可退回来文单位并说明理由。

（四）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见请有关领导阅批或者转有关二级单位办理；需要两个以上单位办理的，应当明确牵头单位。紧急公文应当明确办理时限。承办单位对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。需对外上报的事项，承办单位应当提出处理意见并代拟文稿。

（五）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批办。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

（六）催办。应及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办单位按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办，对一般公文应当定期催办，并及时向有关领导反馈办理情况。

（七）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

第二十二条 任何部门或个人收到上级正式公文，或外出开会带回正式公文，应送党政办公室登记办理，一般不直接签批或传阅。任何个人不得私自保存应归档的唯一纸质公文。

第二十三条 办理涉密公文，应当执行《雅安职业技术学院保密工作管理规定》（雅职院委〔2019〕10号）。

第七章 公文归档管理

第二十四条 学院党委、行政公文由党政办公室统一管理。各二级单位公文由各二级单位自行管理。

第二十五条 党政办公室应定期将办结的电子公文从OA办公系统收集、整理、归档。

第二十六条 公文归档应根据其特征、相互联系和保存价值分类整理，便于保管、查找和利用。归档的公文应明确其保管期限。

第二十七条 涉密公文应严格按照有关规定签收、传阅、保管和清退。

第八章责任追究

第二十八条 有下列情形之一的，视情节轻重给予责任人和相关负责人组织处理或纪律处分，构成犯罪的，移送司法机关依法追究刑事责任：

（一）未经批准擅自对外发文造成不良后果的；

（二）公文涉及事项处理不及时或者未处理造成不良后果的；

（三）遗失公文或将公文据为己有的；

（四）不按规定签收、传阅、保管和清退涉密公文的；

（五）伪造或涂改公文的。

第九章 附 则

第二十九条 学院公文处理工作纳入部门年度目标绩效考核。

第三十条 附属医院公文处理工作可参照本办法执行。

第三十一条 本办法自公布之日起施行。原《中共雅安职业技术学院委员会办公室雅安职业技术学院办公室关于进一步规范公文拟稿制文的通知》（雅职院委办〔2019〕14号）同时废止。

附件：1.雅安职业技术学院公文格式

2.雅安职业技术学院发文代字

附件1

雅安职业技术学院公文格式

第一条 学院公文用纸采用A4纸，页边距为版心156×225 mm，一般上37mm，下33mm，左27mm，右27mm（左侧装订时，中心装订可左右一样）

第二条 版心内的公文格式各要素分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。页码位于版心之外。

（一）版头

1.发文机关标志。一般由发文单位全称或规范化简称加“文件”二字组成，也可以只使用发文单位全称或规范化简称。

学院党委或党政联合发文，用“中共雅安职业技术学院委员会”；学院行政发文，用“雅安职业技术学院文件”；各职能部门发文，用“中共雅安职业技术学院委员会”或“雅安职业技术学院文件”；各二级学院（部）党政发文，用“雅安职业技术学院×××学院（部）”；“共青团雅安职业技术学院委员会文件”用于团委制发公文。

发文单位标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，使用红色方正小标宋简体字，以醒目、美观、庄重为原则。

2.发文字号。由发文单位代字、年份和顺序号组成。

编排在发文单位标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。联合行文时，使用主办单位的发文字号。发文单位代字由党政办公室确定。

发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。

（二）主体

1.标题。一般由发文单位、发文事由、公文种类三部分组成。

标题一般用2号方正小标宋简体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整、排列对称、长短适宜、间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

2.主送单位。公文的主要受理单位，应当用全称或规范化简称，或者同类单位的统称。

编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格；主送单位之间用顿号或逗号，最后一个主送单位名称后标全角冒号。

如主送单位名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送单位名称移至版记，标注方法同抄送单位。

3.正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋_GB2312体字，编排于主送单位名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注，一般第一层用黑体字，第二层用楷体_GB2312字，第三层和第四层用仿宋_GB2312体字标注。正文一般行距为固定值28.8，每面排22行，每行28个字，并撑满版心，特殊情况可适当调整。文中的数字、年份不能断开回行。

4.附件说明。公文附件的顺序号和名称。

说明附件时，在正文下空一行左空二字用3号仿宋_GB2312体字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

5.发文单位署名、成文日期和印章。

发文单位署名，署发文单位全称或者规范化简称。

成文日期，署签发人签发或者会议通过的日期。成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。成文日期一般右空四字编排。

印章，公文除会议纪要外，应当加盖发文单位印章。印章用红色，不得出现空白印章。当公文排版后所剩空白处不能容下印章、成文日期时，应调整行距、字距，务使印章与正文同处一面，不得采取标注“此页无正文”的方法解决。

单一单位行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文单位署名，印章端正、居中下压发文单位署名和成文日期，使发文单位署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

联合行文时，一般将各发文单位署名按照发文单位顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文单位署名，最后一个印章端正、居中下压发文单位署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

6.附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

附件应当另面编排，一般应在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字（有序号时带序号）用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字（有序号时带序号），如“雅职院〔2020〕1号附件1”。

（三）版记

1.抄送单位。除主送单位外的其他需要执行或者知晓公文内容的单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。

如有抄送单位，一般用4号仿宋_GB2312体字，在印发单位和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送单位名称，回行时与冒号后的首字对齐，在最后一个抄送单位名称后标句号。

如需把主送单位移至版记，编排方法同抄送单位。既有主送单位又有抄送单位时，应当将主送单位置于抄送单位之上一行，之间不加分隔线。

2.印发部门和印发日期。

公文的印发部门和印发日期，一般用4号仿宋_GB2312体字编排在末条分隔线之上，印发部门左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。

抄送单位、印发部门和印发日期下各印一条长度同版心宽度的分隔线。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

版记一般标注于公文偶数页。

（四）页码

公文页数顺序号。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线，一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

第三条 除第二条中的基本组成部分和格式外，有的公文还应包括份号、密级和保密期限、紧急程度、签发人、附注。

（一）份号

公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

份号一般用6位3号黑体阿拉伯数字，顶格编排在公文首页版心左上角第一行。

（二）密级和保密期限

公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

一般用3号黑体字，顶格编排在公文首页版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注，密级与保密期限之间用“★”隔开，如“秘密★5年”。

（三）紧急程度

公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。

标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在公文首页版心左上角。如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

（四）签发人

上报的公文需标注签发人姓名。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成。

上报的公文中，发文字号与签发人标识于同一行，编排在发文机关标志下空二行位置，发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；“签发人”三字用3号仿宋_GB2312体字，签发人姓名用3号楷体_GB2312字。

如有多个签发人，签发人姓名按照发文单位的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

（五）附注

公文印发传达范围等需要说明的事项。通常使用较多的情况为标注联系人及联系方式。

如有附注，用3号仿宋_GB2312体字，居左空2字加圆括号编排在成文日期下一行。

第四条 A4纸型的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

对A3纸型表格，单面印刷时，表头边缘居左与A4纸文稿共同装订，多余部分折叠美观、易翻，与A4纸文稿对齐。

第五条 学院公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

第六条 除前述“文件式”公文外，实际工作中还经常使用“信函式”公文。“信函式”公文主要用于处理日常事务，其格式除下列特别要求外，均与“文件式”公文相同。

发文单位标志使用发文单位全称或规范化简称，上边缘至上页边为30mm，居中排布，用红色方正小标宋简体字。联合行文时，使用主办单位标志。发文单位标志下4mm处印一条红色双线（上粗下细），在距下页边20mm处印一条红色双线（上细下粗），两条线长均为170mm，居中排布。

如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列，第一个要素与该线的距离为一行。

发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下一行。

标题居中编排，与其上最后一个要素相距二行。

第二条红色双线上一行如有文字，与该线的距离为一行。

首页不显示页码。

第七条 纪要如果有前述“文件式”公文的组成部分，其格式参照“文件式”公文格式。

纪要标志由“XXXXX纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，使用红色方正小标宋简体字。学院会议纪要统一使用“雅安职业技术学院会议纪要”版头。

第八条 学院公文的制版版面应干净无底纹，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。

学院公文应双面印刷，页码套正，两面误差不超过2mm。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。

学院公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的公文订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处，误差允许±4mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；骑马钉钉锯均订在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为3mm-5mm。包本装订的公文的封皮（封面、书脊、封底）与书芯应吻合、包紧、包平、不脱落。

附件2

雅安职业技术学院发文代字

一、学院党委、行政，纪委

二、党群机构

三、职能部门

四、教学单位

名称	发文代字
临床医学院（附属医院）党总支	雅职院临床党发
临床医学院（附属医院）	雅职院临床
中医与康复养生学院直属党支部	雅职院康养党发
中医与康复养生学院	雅职院康养
护理学院党总支	雅职院护理党发
护理学院	雅职院护理
药学与检验学院党总支	雅职院药检党发
药学与检验学院	雅职院药检
师范学院党总支	雅职院师范党发
师范学院	雅职院师范
经济与管理学院直属党支部	雅职院经管党发
经济与管理学院	雅职院经管
智能制造与信息工程学院党总支	雅职院智信党发
智能制造与信息工程学院	雅职院智信
思想政治理论课教学部直属党支部	雅职院思政党发
思想政治理论课教学部	雅职院思政
基础医学院直属党支部	雅职院基医党发
基础医学院	雅职院基医

注：临时性机构发文代字由党政办公室确定，随临时性机构撤销时同时撤销。